템플릿을 쓰면 시간이 두 배로 절약돼요
노션을 열면 하얀 백지만 보이고 뭘 어떻게 해야 할지 막막할 때가 있어요. 그럴 땐 템플릿부터 시작해보세요. 업무용, 프로젝트용, 일정관리용 등등 정말 다양한 템플릿이 있어요.
저는 처음에 주간 플래너 템플릿으로 시작했어요. 매주 할 일을 정리하고 중요한 일정을 놓치지 않도록 했어요. 이제는 제 스타일대로 바꿔서 쓰고 있는데 이런 템플릿 하나만 잘 활용해도 시간이 엄청 절약돼요.
또 한 가지 좋은 점은 한 번 만들어 놓으면 계속 복붙해서 쓸 수 있다는 거예요. 매번 새로 만들 필요 없이 그냥 카피만하고 내용만 바꾸면 되는 거죠. 저는 이걸로 일주일에 두 세 시간은 아끼는 것 같아요.
데이터베이스는 노션의 심장이에요
노션의 진짜 매력은 데이터베이스에 있어요. 테이블, 보드, 캘린더, 갤러리 등을 하나의 데이터로 볼 수 있어요. 처음엔 그냥 표처럼 보이지만 실제론 엄청 강력한 기능이에요.
예를 들어 할 일 목록을 데이터베이스로 만들면 우선순위, 마감일, 담당자 같은 속성을 계속 추가할 수 있어요. 그러면 내일까지 끝내야 하는 중요한 일만 보여줘 라고 필터링할 수 있죠.
저는 블로그 글 관리할 때도 데이터베이스를 써요. 글 제목, 발행 여부, 키워드 같은 걸 넣어두면 어떤 글이 밀렸고 어떤 글을 앞으로 써야 하는지 한눈에 볼 수 있어요.
태그 기능도 꼭 써보세요. 업무별로 태그를 다르게 해서 색상으로 구분하면 어떤 파트에 시간을 많이 할애하는지 바로 알 수 있어요. 저는 이걸로 불필요한 회의가 너무 많다는 걸 알게 되서 미팅을 줄였어요.
블록 구조는 노션의 기본 뼈대에요
노션의 모든 콘텐츠는 블록이라는 걸로 만들어져 있어요. 텍스트, 이미지, 표, 할 일 목록 같은 게 다 블록이에요. 이 블록들은 마우스로 드래그해서 위치를 마음대로 바꿀 수도 있어요.
이게 왜 좋냐면 문서 구조를 쉽게 바꿀 수 있기 때문이에요. 회의 때 갑자기 중요한 아이디어가 나왔다면 그냥 드래그해서 위로 올리면 돼요. 다른 프로그램에선 복사>붙여넣기 해야 하는데 노션에선 그냥 끌어다 놓으면 끝이에요.
저는 특히 토글 블록을 자주 써요. 긴 내용을 접어둘 수 있어서 문서가 깔끔해져요. 회의록이나 리서치 자료처럼 긴 문서에 딱이에요. 필요할 때만 펼쳐보면 되니까 부담도 별로 안 생기고요.
단축키는 노션 고수의 필수 무기에요
노션에서 마우스만 쓰는 건 엄청난 시간 낭비에요. 키보드 단축키와 슬래시(/) 명령어만 알아도 작업 속도가 두 배는 빨라져요.
가장 많이 쓰는 건 슬래시(/) 명령어에요. 그냥 / 를 치면 모든 블록 타입이 나와요. /table 치면 테이블 추가, /todo 치면 체크박스 추가, /h1 치면 큰 제목 추가 등등등 정말 편해요.
저는 회의 때 항상 슬래시 명령어로 빠르게 메모해요. 특히 /callout은 중요한 내용 강조할 때 자주 써요. 예전엔 회의록 정리하는 데 30분 걸렸는데 이제는 10분도 안 걸려요.
Ctrl+B(굵게), Ctrl+I(기울임), Ctrl+K(링크) 같은 기본 서식 단축키도 외워두면 좋아요. 마우스로 메뉴 찾는 것보다 속도가 훨씬 빨라지더라고요.
페이지 연결로 생각하는 노션 만들기
노션의 또 다른 강점은 모든 정보를 서로 연결할 수 있다는 거예요. 우리 뇌가 생각을 연결하듯이 노션도 페이지를 서로 연결할 수 있어요.
관련 페이지를 링크하려면 @를 입력하고 페이지 이름을 검색하면 돼요. 이렇게 하면 위키피디아처럼 정보가 서로 연결돼서 필요한 내용을 그때그때 빠르게 찾을 수 있어요.
구글 드라이브, 유튜브, 트렐로 같은 외부 서비스도 임베드할 수 있어요. 저는 프로젝트 관리할 때 관련 구글 시트를 임베드해서 노션 안에서 바로 볼 수 있게 해요. 이렇게 하니까 우왕좌왕할 필요도 없고 시간도 많이 절약돼요.
동기화 블록은 진짜 마법 같은 기능이에요. 같은 내용을 여러 페이지에 두고 싶을 때 복사하지 말고 동기화 블록으로 연결해보세요. 한 곳에서 수정하면 다른 곳도 자동으로 업데이트돼요. 팀 공지사항이나 자주 쓰는 정보를 여러 페이지에 넣을 때 쓰는 완전 꿀팁이에요.
실패에서 배운 교훈들
사실 저도 처음엔 노션을 제대로 활용하지 못했어요. 너무 많은 기능에 압도된 것도 있고 해서 그냥 메모장처럼만 썼었죠. 근데 돌이켜보면 너무 아까운 시간들이었어요.
가장 큰 실수는 완벽주의였어요. 처음부터 완벽한 시스템을 구축하려다 시간 버리고 노력 허비하고 그런 거죠. 그러다 깨달은 건 일단 간단하게라도 시작해서 점점 발전시키는 게 정답이라는 거였어요.
또 하나 배운 건 모든 정보를 노션에 넣으려고 하면 안 된다는 거예요. 중요한 것만 노션에 넣고 나머지는 다른 도구와 연동해서 쓰는 게 더 효율적인 것 같아요. 그래야 과부하도 안 생기고 노션도 가볍게 유지할 수 있어요.
노션이 일상을 바꾼 방법
노션을 쓰기 전에는 할 일은 포스트잇에 적었고 일정은 캘린더에, 메모는 메모장에 입력했어요. 그러다보니 정보가 여기저기 너무 흩어져 있었죠. 뭐가 어디 있는지 찾는 데만 하루 종일 걸렸던 것 같아요. 근데 노션으로 이 모든 걸 한 곳에 모으니까 시간이 정말 많이 절약됐어요.
무엇보다 노션의 최대 장점은, 다른 앱들은 정해진 방식으로만 써야 하지만 노션은 내가 원하는 방식대로 바꿀 수 있다는 거예요. 요즘엔 노션이 살짝 무거워진 것 같아서 애플 메모도 병행해서 사용하고 있는데, 아직은 노션을 더 자주 이용하고 있어요. 여러분도 다섯 가지 설정을 이용해서 생산성을 한껏 높여보세요.
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