Zapier 자동화 첫걸음 내 반복 업무를 없애는 방법

Zapier는 프로그래밍 없이도 여러 앱을 연결해서 반복 업무를 자동으로 처리해주는 도구예요. Gmail에서 받은 메일을 자동으로 구글 시트에 저장하거나 설문조사 응답이 들어오면 바로 답장 메일을 보내는 식으로 일상적인 업무를 알아서 처리하도록 만들 수 있어요.

 

처음 시작할 때 꼭 알아야 할 것들

 

Zapier를 시작하는 기본 단계는 생각보다 간단해요:

 

• 계정 만들기: Zapier 웹사이트에서 이메일이나 구글 계정으로 무료 가입
• 대시보드 둘러보기: My Apps, Create Zap 등 주요 메뉴 위치 파악
• Zap 구조 이해하기: 트리거(시작 조건) + 액션(실행 작업) = 하나의 자동화
• 앱 연결하기: Gmail, 구글 시트 등 사용할 앱의 계정 정보 입력해서 인증
• 템플릿 활용하기: 인기 템플릿을 가져와서 필요한 부분만 수정

 

무료 플랜으로도 한 달에 100개까지 자동화 작업을 돌릴 수 있어요. 처음엔 이 정도면 충분한데 여러 자동화를 만들다 보면 금방 한계에 도달하니까 중요한 것부터 만드는 게 좋아요.

 

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첫 자동화 만들어보기

 

제가 처음 만들었던 건 구글 시트에 새 행이 추가되면 자동으로 이메일을 보내는 자동화였어요. 온라인 주문이 들어올 때마다 확인 메일을 수동으로 보내는 게 너무 번거로웠거든요.

 

실제 만드는 과정은 이렇게 진행했어요:

 

• 트리거 설정: Google Sheets 선택 → 새로운 행 추가 이벤트 지정
• 계정 연결: 구글 계정 로그인해서 시트 접근 권한 부여
• 데이터 테스트: 시트에 테스트용 데이터 한 줄 추가해서 확인
• 액션 설정: Gmail 선택 → 이메일 보내기 기능 선택
• 필드 매핑: 시트의 어떤 열이 이메일 주소인지, 이름인지 지정
• 최종 테스트: 전체 프로세스 한 번 더 돌려보기
• 활성화: Turn on Zap 버튼 눌러서 자동화 시작

 

처음엔 데이터 매핑에서 실수해서 이메일이 제대로 안 갔어요. 시트의 열 이름과 Zapier에서 인식하는 필드명이 정확히 매치되어야 한다는 걸 그때 배웠어요.

 

자주 사용하는 자동화 아이디어

 

업무별로 유용한 자동화 예시들이에요:

 

이메일 관련

• Gmail 새 메일 → Slack 알림 전송
• 특정 발신자 메일 → 구글 드라이브 자동 저장
• 첨부파일 있는 메일 → 자동으로 폴더별 분류

 

데이터 관리

• Google Forms 응답 → 응답자에게 자동 답장
• 트렐로 카드 생성 → 팀 채널에 알림
• 구글 캘린더 일정 → 슬랙 리마인더 설정

 

파일 처리

• 드롭박스 새 파일 → 구글 드라이브 백업
• 이메일 첨부파일 → 특정 폴더에 자동 저장

 

이런 자동화들을 하나씩 추가하다 보니 정말 많은 시간을 절약하게 됐어요.

 

 

실패하지 않으려면 이것만 주의하세요

 

자동화를 만들 때 자주 하는 실수들이 있어요:

 

• 트리거 조건을 너무 넓게 설정: 모든 메일에 반응하면 하루에 수십 개씩 불필요한 작업 실행
• 테스트 데이터 대충 준비: 빈 칸이나 특수문자 때문에 실제 사용할 때 오류 발생
• 필수 필드 확인 누락: 이메일 주소 형식이 잘못되거나 빠지면 액션 실패
• 연결된 앱 설정 변경 시 Zap 수정 안 함: 구글 시트 열 이름 바꾸면 자동화도 수정 필요
• 실행 기록 확인 안 함: 오류가 나도 모르고 지나가는 경우 많음

 

특히 Zap History는 처음 며칠 동안 자주 확인하는 게 중요해요. 예상치 못한 상황에서 오류가 날 수 있거든요. 오류 메시지를 보면 대부분 원인을 쉽게 파악할 수 있어요.

 

저는 이렇게 하나씩 자동화를 만들어가면서 일주일에 서너 시간은 확실히 아끼고 있어요. 단순 반복 작업에 쓰던 시간을 더 중요한 일에 쓸 수 있게 됐죠. 여러분도 매일 반복하는 귀찮은 작업이 뭔지 한번 생각해보고 그중에서 가장 시간이 많이 드는 것부터 자동화해보면 어떨까요?

 

 

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