Gmail을 그냥 메일 주고받는 용도로만 쓰고 계신가요? 대부분 사람들이 알지 못하는 숨겨진 기능들을 활용하면 이메일 관리 시간을 크게 줄이고 업무 효율도 높일 수 있어요. 매일 수십 개의 이메일을 처리하는 직장인이라면 더욱 유용한 기능들이죠. 오늘은 Gmail의 숨은 기능 7가지를 알려드릴게요. 모두 알면 이메일 관리가 훨씬 편해질 거예요.
1. 메일 정리, 삭제 대신 보관과 숨기기로 해결하기
중요한 메일 지우기는 싫고 그냥 놔두긴 싫다면 어떻게 해야 할까요.
Gmail에서는 메일을 삭제하지 않고도 받은편지함을 정리할 수 있는 두 가지 유용한 기능을 제공해요. 보관처리와 숨기기예요.
보관처리는 메일을 삭제하지 않고 받은편지함에서 제거해 전체보관함으로 이동시키는 기능이에요. 메일을 열었을 때 상단 왼쪽에 위치한 아이콘을 클릭하면 돼요. 중요하지만 당장 필요하지 않은 메일을 정리할 때 유용하죠.
보관처리된 메일의 특이한 점은 누군가 답장하면 해당 메일이 자동으로 받은편지함에 다시 표시된다는 점이에요. 대화의 연속성을 유지하는 데 도움이 되죠.
숨기기 기능은 보관처리와 비슷하지만 한 가지 중요한 차이점이 있어요. 메일을 열고 추가 메뉴의 가장 하단에 위치한 이 기능을 사용하면 해당 메일에 답장이 와도 받은편지함에 다시 표시되지 않아요. 완전히 종료된 대화나 더 이상 관심이 없는 스레드를 정리할 때 특히 유용하죠.
저는 주로 처리가 완료된 프로젝트 메일들을 숨기기로 처리해요. 삭제하진 않으니 나중에 필요할 때 검색으로 찾을 수 있고 인박스는 깔끔하게 유지할 수 있어서 정말 편리해요.
2. 메일도 미뤄둘 수 있어요. 스누즈 기능 활용하기
읽긴 했는데 나중에 처리할 메일 어떻게 관리하시나요.
Gmail의 다시 알림 기능은 중요한 이메일을 나중에 처리할 수 있게 해주는 유용한 도구예요. 스누즈는 알람을 잠시 미루는 것처럼 이메일을 일정 시간 후에 다시 보여주는 기능이죠.
사용 방법은 간단해요.
- 컴퓨터에서 Gmail에 접속해요.
- 다시 알림을 설정하고 싶은 이메일 위에 마우스를 올려요.
- 오른쪽에 나타나는 시계 모양의 다시 알림 아이콘을 클릭해요.
- 이메일을 나중에 받을 날짜와 시간을 선택해요.
설정한 시간이 되면 해당 이메일이 받은편지함 상단에 다시 나타나니까 중요한 업무나 후속 조치가 필요한 이메일을 놓치지 않을 수 있어요.
직장인이라면 당장 처리할 수 없는 업무 관련 메일을 퇴근 후나 다음날 아침으로 스누즈할 수 있죠. 프리랜서라면 납기일이 일주일 후인 프로젝트 관련 메일을 제출 2일 전으로 스누즈하면 좋아요.
이 기능을 알게 된 후부터 저는 메일 처리 스트레스가 많이 줄었어요. 당장 처리하기 어려운 메일도 적절한 시간에 다시 상기시켜 주니까 잊어버릴 걱정이 없거든요.
3. 바쁠 땐 예약 발송으로 메일 자동 전송하기
야밤에 쓴 메일을 아침 출근 시간에 보내고 싶다면 어떻게 해야 할까요.
Gmail의 예약 메일 기능을 사용하면 특정 날짜와 시간에 이메일이 자동으로 발송되도록 설정할 수 있어요. 시간대가 다른 상대방과 소통할 때나 중요한 이메일을 잊지 않고 보내야 할 때 특히 유용하죠.
예약 메일 설정 방법도 어렵지 않아요.
- Gmail에 접속해 왼쪽 상단의 편지쓰기 버튼을 클릭해요.
- 받는 사람 제목 내용을 작성해요.
- 하단의 보내기 버튼 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 클릭해요.
- 보내기 예약 옵션을 선택해요.
- 미리 설정된 시간 중 하나를 선택하거나 날짜 및 시간 선택을 클릭해 원하는 시점을 직접 지정할 수 있어요.
예약한 메일의 내용이나 발송 시간을 변경하거나 예약을 취소해야 할 경우 Gmail 왼쪽 메뉴에서 예약됨 옵션을 클릭해 모든 예약 메일 목록을 확인할 수 있어요. 여기서 특정 메일을 클릭하면 상세 내용을 볼 수 있고 보내기 취소 버튼을 클릭해 예약을 취소할 수 있죠. 취소된 메일은 임시 보관함으로 이동돼 추후 수정 및 재전송이 가능해요.
저는 해외 거래처와 일할 때 이 기능을 자주 활용해요. 상대방 국가의 업무 시간에 맞춰 메일이 발송되도록 설정하면 응답률도 높아지고 커뮤니케이션 효율이 훨씬 좋아지거든요.
4. 수천 통 속 원하는 메일 찾기 : 고급 검색 연산자
메일이 너무 많아 찾기 힘드신가요.
Gmail에서 수천 개의 이메일 중 특정 메일을 찾는 건 때로 어려울 수 있어요. 고급 검색 연산자를 사용하면 원하는 내용을 빠르고 정확하게 찾을 수 있죠.
유용한 검색 연산자들을 알아볼게요.
- from. 특정 발신자의 이메일을 찾을 때 사용해요. 예. from.지현 지현이 보낸 모든 메일 검색
- to. 특정 수신자에게 보낸 이메일을 찾을 때 사용해요. 예. to.인성 인성에게 보낸 모든 메일 검색
- subject. 제목에 특정 단어가 포함된 이메일을 검색해요. 예. subject.저녁식사
- has.attachment. 첨부파일이 있는 이메일을 검색해요. 예. from.인성 has.attachment
- is.unread 또는 is.read. 읽지 않은 메일 또는 읽은 메일을 검색해요.
- after 또는 before. 특정 날짜 이후이전에 받은 이메일을 검색해요. 예. after.2024/04/16 before.2024/04/18
여러 연산자를 조합해 더 정확한 검색 결과를 얻을 수도 있어요. 예를 들어 from.지현 has.attachment subject.보고서 와 같이 검색하면 지현이 보낸 보고서라는 단어가 제목에 포함된 첨부파일이 있는 모든 이메일을 찾을 수 있어요.
저는 이 기능을 알게 된 후 메일 찾는 시간이 절반 이상 줄었어요. 특히 특정 프로젝트 관련 메일을 모두 찾아야 할 때 정말 유용하더라고요.
5. 자주 쓰는 답장 템플릿으로 시간 절약하기
반복 메일 작성 귀찮지 않으신가요.
반복적으로 비슷한 내용의 이메일을 자주 보내는 분들에게 Gmail의 템플릿 기능은 큰 시간 절약을 가져다 줘요. 자주 사용하는 이메일 형식을 저장하고 필요할 때마다 불러와 사용할 수 있어요.
템플릿 기능 활성화 방법은 다음과 같아요.
- Gmail을 열고 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭해요.
- 드롭다운 메뉴에서 모든 설정 보기를 선택해요.
- 고급 탭을 클릭해요.
- 템플릿 섹션을 찾아 사용 버튼을 클릭해요.
- 페이지 하단의 변경사항 저장 버튼을 클릭해 설정을 저장해요.
템플릿 만들고 사용하는 방법도 간단해요.
- 새 이메일 작성 창을 열고 템플릿으로 저장하려는 내용을 작성해요.
- 작성 창 오른쪽 하단의 점 3개로 된 메뉴 아이콘을 클릭해요.
- 템플릿을 선택한 후 초안을 템플릿으로 저장 새 템플릿으로 저장을 클릭해요.
- 템플릿 이름을 입력하고 저장을 클릭해요.
- 저장된 템플릿을 사용하려면 메일 작성 시 점 3개 메뉴 템플릿 원하는 템플릿을 선택하면 돼요.
고객 서비스 담당자라면 자주 묻는 질문에 대한 답변 템플릿을, 인사 담당자라면 지원자 면접 안내, 합격불합격 통지 메일을, 영업 담당자라면 제품 소개, 견적 안내, 감사 메일을 미리 템플릿으로 만들어 두면 좋아요.
저는 프리랜서로 일하면서 견적 요청에 대한 답변 메일을 템플릿으로 만들어 두었어요. 매번 비슷한 내용을 새로 작성할 필요 없이 기본 틀에 몇 가지만 수정해서 보내니 시간이 정말 많이 절약돼요.
6. 단축키로 마우스 없이 빠르게 일하기
클릭 하나 줄이면 1초 절약 그게 쌓이면 얼마나 될까요.
Gmail의 단축키 기능을 사용하면 마우스 클릭 없이도 빠르게 다양한 작업을 수행할 수 있어 시간을 크게 절약할 수 있어요. 아웃룩처럼 Gmail도 브라우저 내에서 윈도우 앱과 같은 단축키 사용이 가능하죠.
단축키 활성화 방법은 다음과 같아요.
- Gmail 설정 페이지로 이동하기 위해 오른쪽 상단의 설정 아이콘을 클릭해요.
- 모든 설정 보기를 선택해요.
- 기본설정 탭에서 키보드 단축키 사용으로 변경해요.
- 페이지 아래쪽의 변경사항 저장 버튼을 눌러 적용해요.
자주 사용하는 단축키들을 알아볼게요.
- C. 새 메일 작성창 띄우기 Compose의 약자
- Ctrl + Enter. 작성한 메일 보내기
- Ctrl + S. 메일 임시 저장하기
- #. 선택한 메일 휴지통으로 삭제하기 Shift + 3
- E. 메일 보관하기 Archive
- R. 메일 답장 보내기 Reply
- 물음표 키. 사용 가능한 단축키 목록 보기
단축키를 익히면 마우스 없이도 Gmail의 모든 주요 기능을 신속하게 사용할 수 있어 이메일 관리 효율이 크게 향상돼요. 처음에는 자주 사용하는 몇 가지 단축키부터 익혀 점진적으로 사용하는 것이 좋아요.
일일 평균 50개의 이메일을 처리하는 직장인이 각 메일마다 단축키를 사용해 2초씩만 절약해도 하루에 약 100초 한 달이면 약 33분의 시간을 절약할 수 있어요.
저는 처음에 C E R 세 가지 단축키만 외워서 사용했는데도 이메일 처리 속도가 눈에 띄게 빨라졌어요. 이제는 거의 모든 단축키를 사용하니 마우스가 거의 필요 없을 정도예요.
7. 실험실 기능으로 Gmail 200퍼센트 활용하기
정식 기능은 아니지만 써보면 유용한 것들이 있다는 거 아셨나요.
Gmail 실험실은 Google이 공개적으로 테스트하는 실험적인 기능들을 제공하는 곳이에요. 아직 정식 기능으로 채택되지 않았지만 이메일 경험을 크게 향상시킬 수 있는 흥미로운 도구들이죠.
실험실 기능 활성화 방법을 알려드릴게요.
- Gmail에서 오른쪽 상단의 설정 아이콘을 클릭해요.
- 설정 모든 설정 보기를 선택해요.
- 고급 탭을 클릭해요.
- 관심 있는 기능 옆의 사용 버튼을 클릭해요.
- 페이지 하단의 변경사항 저장 버튼을 클릭해 설정을 저장해요.
유용한 실험실 기능들을 몇 가지 소개할게요.
- 자동 진행 : 대화 삭제, 보관처리 또는 알림 끄지 후 받은편지함으로 돌아가는 대신 다음 대화가 표시돼요.
- 템플릿 : 자주 사용하는 메시지를 템플릿으로 만들어 시간을 절약하는 기능이에요.
- 맞춤설정 단축키 : 다양한 작업의 단축키를 다시 시정할 수 있는 새로운 설정 탭을 통해 단축키를 맞춤설정할 수 있어요.
- 읽지 않은 메일 아이콘 : 탭 헤더의 Gmail 아이콘으로 받은편지함에 읽지 않은 메일이 몇 개나 있는지 확인할 수 있어요.
실험실 기능들은 때때로 변경되거나 제거될 수 있으니 정기적으로 새로운 기능을 확인하고 자신의 필요에 맞는 도구를 찾아보는 것이 좋아요.
이렇게 Gmail의 숨겨진 기능 7가지를 알아봤어요. 이 기능들을 활용하면 이메일 관리가 훨씬 효율적으로 바뀔 거예요. 한 번에 모든 기능을 익히려 하기보다는 가장 필요한 기능부터 점진적으로 사용해 보는 것을 추천해요. 시간이 지남에 따라 이런 도구들의 사용이 자연스러워지면 이메일 관리는 더 이상 부담스러운 작업이 아닌 효율적이고 생산적인 활동이 될 거예요. 여러분의 Gmail 활용 경험도 댓글로 공유해 주세요.
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